Microsoft Project ¿Qué es? Ventajas y desventajas

Microsoft Proyect

Ya sea que estés a la cabeza de un importante proyecto, seas administrador o solo un estudiante, tener un software que nos permita visualizar y desarrollar nuestro proyecto es fundamental. A través, de herramientas de este tipo podemos asegurarnos que la entrega de los productos o servicios de los negocios se harán de manera más eficiente. Microsoft nos ofrece una valiosa herramienta con su Microsoft Project o MSP, a fin de dar solución al problema de un software eficiente que permita tener control de los procesos del proyecto.

Desde su aparición en el año 1984, revolucionó la forma de desarrollar proyectos. Hoy en día existen infinidades de softwares de computación y hasta aplicaciones móviles que permiten realizar acciones de este tipo. Sin embargo, 30 años en el pasado, este no era el caso, crear un proyecto era una tarea mucho más complicada. Muchos procesos debían hacerse de forma manual como el dibujo de diagramas o gráficas.

Este software se ofrece en dos modalidades, Microsoft Project standard que está dirigida al usuario de escritorio, es decir, a un solo equipo. Por otro lado, la modalidad Microsoft Project Professional permite hacer uso de todas las funciones que ofrece la versión Standard con el plus de poder trabajar en el proyecto desde distintos usuarios, cuando la compañía trabaja con Microsoft Project server. Este a su vez es un servidor que le permite a los usuarios mantener la información y datos del proyecto a medida que varias personas puedan acceder a estos.

Microsoft Project 2010

Es la actualización de la edición 2007 a Microsoft Project 2010. Trajo consigo una importante novedad, fue en esta que se incorporó una barra de herramientas o “ribbon” que le daba al usuario un fácil acceso a múltiples opciones en el desarrollo del proyecto.

También se mejoró la interfaz permitiendo observar de manera más clara las tareas, hitos, asignación de recursos, entre otros. En cuanto al Project Server de 2010 también vio mejoras, pues se adicionaron indicadores visuales a los cuadros de mando.

Características de Microsoft Project 2010

Algunas características de lo que ofrece Microsoft Project 2010 son las siguientes:

  • Interfaz mejorado con barra ribbon.
  • Sincronización de listas.
  • Programación controlada.
  • Escala de tiempo o Timeline.

Microsoft Project 2013

Por su parte, la actualización más próxima a la edición 2010, es el Microsoft Project 2013. Esta nueva compilación trajo consigo importantes mejoras, entre ellas podemos mencionar una integración más adecuada con el Office 365 y Sharepoint. si bien el sharepoint pertenece a la familia Office nunca se ha incluido en el office suite. Una gran ventaja que vino con su mejor integración al Office 365 fue el Microsoft Project Online. El microsoft online tiene la posibilidad de trabajar en el proyecto desde la web.

Algunas otras novedades importantes son la incorporación de la sección de reportes, una mejora gráfica al interfaz, aunque no tan radical como la que vimos en la edición 2010. En esta edición del 2013 se le incorporaron funcionalidades táctiles para usuarios de tabletas. También, al iniciar se ofrece la posibilidad de seguir trabajando en el último plan de proyecto que se utilizó.

Se incorporaron las plantillas de proyecto, que permiten tener una base sobre la cual trabajar distintos proyectos como planes de desarrollo de software, construcciones comerciales, planes de negocios, entre otros. Igualmente se agregó la opción de visualizar a los responsables de distintas tareas, pudiendo incluir información como teléfono o correo electrónico y su disponibilidad, de esta forma el director del proyecto puede ponerse en contacto y conocer el estado de distintas tareas.

Características de Microsoft Project 2013

  • Sección de Reportes.
  • Mejor integración con otros productos de Office.
  • Mejoras en la interfaz.
  • Funcionalidades táctiles.
  • Plantillas de Proyectos.
  • Visualización, contacto y disponibilidad de integrantes del equipo.

Microsoft Project 2016

Seguidamente llegamos al Microsoft Project 2016. Toda la generación del office 2016 trajo cambios en el interfaz y un incremento de herramientas que amplían el abanico de posibilidades del usuario. Entre las novedades más destacables de la edición 2016 de Microsoft Project se deben mencionar la función de Tell me, o ¿Qué desea hacer? Es una herramienta perfecta para aquellos que están usando el software por primera vez o que han dado el salto de una edición bastante antigua. Esta función es un buscador, que facilita  encontrar funciones, algo así como el Google. Con el avance de MPS y la aparición de tantas funcionalidades, puede ser una tarea difícil seguir el paso.

Con el Tell se puede solo buscar palabras claves de la función que se desea y estas van apareciendo, por ejemplo, si escribimos escala de tiempo, vemos las funciones referentes a estas. Hablando de escalas de tiempo, con esta actualización se logró una flexibilización de las mismas, permitiendo establecer múltiples versiones de estas con diferentes fechas de inicio o de hitos.

Estas se pueden pasar a Microsoft Powerpoint con el fin de enseñar a distintas audiencias diferentes puntos del proyecto según sea su interés. Por ejemplo, es evidente que a los ingenieros y a los accionistas les interesará ver distintos puntos de vista del proyecto.

Funciones para los gerentes de funcionalidad

La adición del Resource Heatmaps o Mapas de capacidad de recursos, estos mapas le dan la posibilidad al director de funcionalidad o al gerente de proyectos la posibilidad de visualizar la utilización de recursos en el plan de proyecto. De esta forma el gerente a cargo puede conseguir que no se sobrecargue ningún recurso, entendiendo que cuando esto sucede se tiene una desmejora en el desempeño del proyecto, y dependiendo de las circunstancias esto podría traer consigo despidos. Con esta nueva función se consigue la posibilidad de un manejo adecuado de los recursos.

Siguiendo la misma línea del uso adecuado de recursos, MSP 2016 ofrece la nueva funcionalidad Resource Engagements o negociación de recursos. Mediante esta, los gerentes pueden solicitar de forma ordenada y sistemática la asignación de recursos, y su transferencia una vez este haya sido aprobado.

Microsoft Project realmente pensó en el gerente de funcionalidad, para ellos se creó en la edición online una Vista de gerente de recursos. En dicha vista estos son capaces de observar de manera rápida la utilización de recursos, siendo capaces de aprobar o rechazar según su consideración las negociaciones que les haya enviado el gerente de proyectos, fortaleciendo así la cooperación entre gerentes.

Características de Microsoft Project 2016

  • Buscador de Funciones Tell me /¿Qué desea hacer?
  • Flexibilización de líneas de Tiempo.
  • Mapa de Capacidad de Recursos.
  • Vista de Gerente de Recursos.
  • Negociación de Recursos
  • Extensiones de Office

Mejoras al Project Server. Si se desea adquirir el producto, puede irse a la página de Microsoft donde se puede obtener un mes de Microsoft Project gratis de prueba. A pesar de que este también puede adquirirse en tiendas físicas especializadas en donde el producto viene en un key drive, lo más común es descargar Microsoft Project a través de la página web oficial.

Diferencias entre las versiones de Microsoft Project

Como hemos venido precisando existen diferentes versiones de este software. Está  la Project Microsoft Management que es la versión para escritorios, acá se incluyen la standard y Professional.

Microsoft Project Standard

Es básicamente igual que la profesional, ya que incluye casi las mismas funciones que la versión Professional, salvando pequeñas excepciones. La principal diferencia de esta es que la versión estándar es un poco más limitada, ya que está diseñada para un equipo de una sola persona.

Microsoft Project Professional

La versión Professional incluye herramientas para una fácil y dinámica colaboración entre la organización, aprovechando los beneficios de la utilización del Office 365 y SharePoint. Por otra parte, la versión Professional incluye Skype empresarial de forma que impulsa una comunicación efectiva, para muchas personas es fundamental en cualquier organización.

Microsoft Project Web

De igual forma, a estas les debemos incluir las versiones para la web de Microsoft Project online. Se incorpora Microsoft Online Professional como una suscripción con el Office 365, con el fin de poder gestionar proyectos desde cualquier ordenador con acceso a internet, , actualizando en tiempo real el proyecto en otros ordenadores. También, podemos encontrar la versión essential y premium. Esta versión premium ofrece un servicio más completo para la gestión de toda la cartera de proyectos.

Ventajas de Microsoft Project

  • Resumen del proyecto: el programa ofrece un resumen del proyecto que le permite a los usuarios acceder de forma rápida a datos clave para la consecución de proyectos. Información como la duración del proyecto, fecha de inicio y fin, estado de las tareas, horas totales, recursos necesarios y costes, son algunos ejemplos.
  • Diagrama de Gantt: esta popular gráfica en el mundo de los negocios, es creada automáticamente a medida que se incorporan los datos en la hoja de ruta. Información importante como tiempo, actividades y recursos, es desplegada de forma fácil de distinguir. Enseña la secuencia y el nivel de ejecución de tareas. También, permite clasificar estas últimas según su importancia y duración.
  • Creación de ruta crítica: mediante esta se puede conseguir una visión sobre qué objetivos deben alcanzarse primero, y cuales son fundamentales para la ejecución del proyecto. Permite igualmente observar la interrelación de tareas y el tiempo en que deben desarrollarse. Estima una duración mínima del proyecto, pudiendo así prever recursos que se puedan requerir de forma anticipada.
  • Manejo de Recursos: el software facilita el manejo de recursos concediendo una vista de todas las tareas. Señala donde se están sobrecargando los recursos que pudieran ser destinados a áreas del proyecto en donde son de mayor utilidad.

Estas son solo algunas de las grandes ventajas que se pueden conseguir al descargar Microsoft Project 2016, o alguna de las anteriores ediciones de este software de gestión de proyectos.

Desventajas de Microsoft Project

No obstante, no todo puede ser color de rosa y existen siempre algunas desventajas. Toda creación del hombre está condenada a ser imperfecta y, por lo tanto, mejorable. Algunas de sus desventajas pueden ser.

La curva de aprendizaje es empinada

La mayor desventaja de MSP es el grandioso esfuerzo que requiere aprender a usar este software. En promedio las personas deben ver al menos dos tutoriales antes de sentirse completamente  cómodos usándolo. Por esta razón, muchas pequeñas y medianas empresas buscan reemplazar este software por uno más sencillo de utilizar.

  • Es costoso: la licencia de un año de la versión de escritorio para una sola PC, es decir, la versión standard 2019, ronda los 620 dólares.
  • Limitaciones de integración: a pesar de que está integrada a Sharepoint, cuando se desea utilizar otra aplicación que no es de Microsoft, es difícil, o a veces hasta imposible. Por lo tanto, se requiere el uso de aplicaciones exclusivas de la compañía.
  • Problemas de compatibilidad: cuando se desea presentar el proyecto en otra estación de trabajo que no posee el software, implica atravesar complejos pasos de exportación e importación para leer los archivos de Microsoft Project (.mpp).

Errores Frecuentes de Project

Decíamos anteriormente que toda creación humana por más perfecta que se trate de hacer siempre va a estar expuesta a errores, y el trabajar en Microsoft Project no es la excepción. Algunos códigos de errores comunes que los usuarios experimentan son los siguientes:

GeneralQueueOperationInProcess = 29

Este código aparece cuando se intenta procesar una operación que aún se encuentra en fila.

GeneralDateNotValid = 69

Aparece cuando intentamos colocar una fecha para un proyecto que no es válida. El software permite ingresar fechas desde el primero de enero de 1984 al 12 de diciembre de 2049.

GeneralObjectAlreadyExists = 20008

Dicho Código indica que el objeto que se intenta agregar ya existe.

Alternativas a Microsoft Project

Naturalmente al ser los softwares de proyectos tan demandados por distintas organizaciones, es normal que exista una sana competencia donde distintas empresas intentan ofrecer un mejor producto. Si MPS no cumple tus expectativas o por alguna razón simplemente no deseas descargar Microsoft Project, puedes elegir entre distintas alternativas a Microsoft Project. Por ejemplo:

  • Clarizen
  • Hive
  • Wrike
  • Project Manager
  • GanttPro

Estos son solo algunos ejemplos entre miles que existen actualmente en el mercado, lo importante en este caso es sentirse cómodo con el software y utilizar el que mejor nos permita desarrollar el proyecto ¿Cuál es para ti el mejor software para elaborar un proyecto?

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