¿Qué es el PMBOK?

Qué es el PMBOK

Si tienes una empresa y desear realizar un proyecto, entonces una de las mejores recomendaciones que puedes tomar en cuenta, es la de leer el PMBOK. Pero ¿Qué es esto?, se trata de una guía la cual te explicara detalladamente los diversos procedimientos para poder realizar una correcta gestión de tu proyecto.

Sin embargo, antes de comenzar con la explicación de cada uno de los fundamente que integra el PMBOK, es importante hablar sobre sus escritores, ya que quienes certifican la efectividad de esta guía es la PMI. ¿Quién son ellos? Se trata de una organización o asociación multinacional, que ha tenido mucho éxito, formando profesionales para la gestión de proyectos empresariales.

El PMI establece que su guía (el PMBOK) le permite a los empresarios tener el conocimiento más básico sobre cómo se debe accionar un proyecto a nivel empresarial, tomando en cuenta cada uno de los factores que pueden jugar un papel importante durante el periodo de tiempo que dure el plan de acción.

Volviendo con el PMBOK, esta guía está certificada a nivel mundial por varios países y es usada como modelo para la gestión de proyecto a nivel gubernamental, no obstante se usa en empresas de tipo públicas o privadas. Cabe destacar de igual manera, que este manual de control, tiene 2 certificados interesantes el PMP (Jefe de proyecto profesional) y CAPM (gerente de proyecto asociado y certificado).

Técnicamente el PMBOK es un resumen de todos los lineamientos y procedimientos que se deben realizar para ejecutar un proyecto. En él se toman en cuenta, una gran cantidad de factores que han sido estudiados para poder mejorar la eficacia de los resultados finales. A su vez cuenta con las opiniones y experiencias de empresarios profesionales que han gestionado sus propias proyectos.

Esta gran variedad de pasos a seguir, sirven para que los empresarios principiantes y profesionales en el tema de gestión de proyectos, puedan adaptar un buen sistema para el accionamiento de cualquier plan empresarial que deseen ejecutar. Coloquial podría decirse que es una especie de molde para que alcanzar tu objetivo.

¿Qué es un proyecto?

Primeramente antes de hablar sobre el PMBOK el cual es medio de gestión o control para tus proyectos empresariales. Es importante tener claro, algunas definiciones básicas, por ejemplo: ¿Qué es un proyecto? Se puede definir como una idea principal, que será alcanzada por una persona o empresa con fin de obtener un beneficio.

Sin embargo, alcanzar un proyecto no están fácil como parece, ya que cuanto se elevada a nivel empresarial, no es solamente tiempo lo que se puede llegar a perder, sino ¡mucho dinero! Por este motivo es que para poder accionar un proyecto es necesario tener un control o gestión del mismo.

Cuando se tiene una gestión de proyecto, podríamos decir que tenemos el completo control de cualquier situación que se llegue a presentar. El hecho es que para poder planificar una buena gestión es necesario aplicar una metodología.

Ahora ¿Cómo aplicar una correcta metodología?, por medio del PMBOK, el cual cuenta con una serie de características que se deben tomar en cuenta la momento de lanzar un proyecto. Cabe destacar que la PMI resalta que el objetivo principal de su guía es mantener el triángulo de la calidad, siempre presente en una empresa, el cual consiste en: relacionar el alcance, el costo y el tiempo de producción para conseguir mejores resultados.

Áreas de la aplicación del PMBOK

Esta guía metodológica es utilizada en distintas áreas empresariales, sin embargo debido a que muchos empresarios no saben la manera correcta en la que se debe aplicar o de qué manera aplica Carla en la compañía, a continuación te dejamos unos ejemplos.

Aplicación en la empresa de sistemas, generalmente cuando se desea lanzar un nuevo software o programa se debe implementar una gestión de proyecto, ya que así se pueden identificar los objetivos que se desean alcanzar y en qué tiempo se planea desarrollar dicha aplicación.

Aplicación en la empresa industrial, este es uno de los casos más comunes y es que generalmente los empresarios desean aumentar el nivel de producción,  sin embargo existe una mala definición sobre cómo aumentarla ya que la respuesta no es incrementar las horas laborales y disminuir el tiempo para la producción sino mejorar la calidad y supervisar el proceso. Para este tipo de situaciones de implementar la metodología del PMBOK.

Aplicación en las empresas de tipo ambiental, resguardar los recursos naturales forma parte de un proceso llamado “sostenibilidad” por medio del cual se permite mejorar el rendimiento de una compañía, sin ocasionar daños al medio ambiente. Este es un proyecto que puedes alcanzar con el PMBOK.

Aplicación en la empresa de ingeniería meca-trónica, la creación de software y robots son el paso al futuro y por ello gestionar estos proyectos es una de las cosas principales que se deben hacer. Para poder mantener un buen control sobre cada producción se puede utilizar el PMBOK.

Aplicación en la medicina, la producción de medicamentos para poder contribuir con la sociedad y ayudar a disminuir el riesgo de enfermedades agresivas, es un proyecto en el cual se considera el PMBOK, ya que se puede incrementar la velocidad de producción manteniendo los mismos niveles de calidad.

Aplicación en el derecho, la abogacía se caracteriza por siempre tener un problema que resolver, cada problema es un proyecto el cual se puede analizar desde un punto más estratégico para ganar cada caso, en este tipo de circunstancias se recomienda la aplicación del PMBOK.

Aplicación en la industria petroquímica, todos sabemos que el petróleo es uno de los minerales más preciados del mundo, por ello crear un proyecto para gestionarlo de una mejor manera y que más productos puedan ser producidos desde un barril de petróleo es un plan que se puede controlar por medio del PMBOK.

Ciclo de vida del proyecto PMBOK

El PMBOK es una guía que se encuentra organizada en tres categorías, dichas etapas permiten ir comprendiendo paso a paso, como se debe realizar una correcta gestión proyecto a nivel empresarial.

En la primera parte encontrarás “los procedimientos fundamentales para la dirección de los proyectos”, en la segunda parte encontrarás “el estándar para el control de proyectos” y finalmente en la tercera parte está “el apéndice y el glosario”. Antes de mencionar las áreas de conocimiento y aplicación del PMBOK, es importante mencionar el ciclo de vida del PMBOK para la gestión de cualquier proyecto por medio de esta guía:

Lo primero que se debe hacer es la iniciación, esta es la etapa cuando se analiza y verifica si el plan es viable o no para la empresa, aquí se evalúan ciertos aspectos tales como límite de los costos que puede llegar a tener el proyecto.

La segunda etapa es la planificación, por medio de la cual se especifican cada uno de las actividades y tareas que se deben llevar a cabo durante la gestión del proyecto. Técnicamente este será tu manual al momento de accionar tu plan.

La tercera etapa es la ejecución, es el momento en el cual se ponen en marcha cada una de las actividades planteadas durante la fase de planificación. En esta sección es el momento en el cual se le especifica el rol que va a tomar cada empleado al momento de trabajar.

La cuarta etapa, es una de las más importantes, consiste en la supervisión y monitoreo de cada una de los roles que tomarán los trabajadores. Además de ser la parte en la que se realizan las modificaciones para mejorar la calidad.

Finalmente la quinta etapa que es el cierre, en el cual se concluyen cada una de las actividades del proyecto, y se analizan cada uno de los procedimientos llevados a cabo, con el fin de mejorar la gestión de los planes posteriores en la compañía.

Las áreas de conocimiento se deben aplicar en todo momento durante las 5 etapas que te acabamos de mencionar, ya que esto permitirá tener un mayor control o gestión sobre cada una de las cosas que sucedan durante el proyecto. Así como conseguir los mejores resultados.

  • Gestión de la integración.
  • Gestión del alcance.
  • Gestión de los cronogramas.
  • Gestión del límite del costo del proyecto.
  • Gestión de la calidad de los resultados.
  • Gestión de la comunicación con los trabajadores.
  • Gestión de todos los riesgos que puede ocasionar el proyecto.
  • Gestión de las adquisiciones.
  • Gestión de posibles socios interesados en una inversión.

Las recomendaciones dadas por los empresarios que ya han aplicado las diversas metodologías del PMBOK son las siguientes: aceptar cada corrección de la guía, diseñar un plan de accionamiento para tu proyecto, ser consciente de que pueden ocurrir cambios durante la ejecución de las actividades y la más importante es aprender de los errores y fallos cometidos durante la gestión para aplicar ese conocimiento en proyectos posteriores.

PMBOK 6ta edición

Una de las características que tiene el PMI sobre su guía de gestión de proyectos PMBOK es que realiza constantes actualizaciones. De esta manera, las empresas cuentan con material nuevo y que se adapta completamente a los entornos tecnológicos.

La PMBOK de 6ta edición se encuentra en 12 idiomas disponibles, los cuales pueden ser descargados a tu ordenador o dispositivo móvil inteligente. Además de que posee nuevas áreas de conocimiento que ayudarán a la gestión de los proyectos. Entre las nuevas áreas de conocimiento agregadas, encontrarás:

Gestionar el conocimiento del proyecto, esta es una nueva sección la cual permite que los empresarios puedan tomar en cuenta tanto el conocimiento explícito como el tácito, con el fin de mejorar la gestión del plan de acción.

Controlar los recursos utilizados, esta es la segunda nueva sección que posee la guía, y habla sobre en qué momento se deben utilizar los recursos tales como equipos e instalaciones y en qué momento se deben dejar de usar.

Implementar la respuesta a los riesgos, esta es la tercera sección nueva, la cual abarca la necesidad de implementar mayor cantidad de planes sobre los posibles riesgos que pueden ocurrir, de esa manera existirán menos amenazas posibles en contra del proyecto.

Otra de las modificaciones que se hicieron en la 6ta edición fue el cambio de nombres de algunas secciones, tales como: gestionar la calidad, planificar la gestión de los recursos, desarrollar el equipo, dirigir el equipo, monitorear las comunicaciones, monitorear los riesgos, planificar el involucramiento de los interesados y monitorear el involucramiento a los interesados.

Finalmente se mejoró parte del contenido, permitiendo crear mayor conocimiento sobre la metodología ágil, la importancia de tener un gerente de proyectos calificado en una compañía y la importancia de respaldar el triángulo de la calidad en todo momento.

Cambios en la 7ma edición del PMBOK

En la última entrega realizada de la guía del PMBOK, podemos apreciar ciertos cambios que ha realizado la PMI con respecto a los conceptos que ya manejaba la 6ta edición. Especialmente sufre cambios en el estándar para la gestión de proyectos.

La guía establecía anteriormente que la calidad que se debía tener en cada proyecto debía ser la más alta posible, lo cual conllevaba a un proceso laboral de mayor duración. No obstantes hoy en día, la entrega de proyectos ha evolucionado de una manera increíble y por ello el estándar que se basaba en principios de entrega ya no se resalta tanto en esta nueva edición.

También sufre algunos cambios en la sección de declaraciones ya que estas eran las encargadas de identificar las objetivos principales. Mientras que ahora en la 7ma edición nos habla acerca de cómo debe ser el funcionamiento de los equipos para poder mejorar el rendimiento de la gestión de los proyectos.

Finalmente el último cambio o modificación que se generó es sobre los sistemas de entregas de valor. Por medio de los cuales se analizan las capacidades comerciales que tienen las empresas y así enfatizar no solamente los resultados de los proyectos sino los resultados de la calidad de las producciones correspondientes, las cuales aportan un valor significativo a las empresas.

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