¿Qué es Microsoft Teams?

La herramienta de Microsoft Teams es una plataforma digital que permite disfrutar de una experiencia empresarial y académica a través de grandes salas de reuniones y conferencias que requieran de video, audio y función de compartir contenido sin limitaciones.

Teams como también se le conoce, integra todas sus capacidades con las soluciones que ofrece Microsoft para simplificar las jornadas laborales y realizar el desarrollo de las actividades de una manera más inteligente y con mayor innovación.

Características de Microsoft Teams

Microsoft Teams se ha posicionado entre las mejores plataformas de comunicación y eso debido a las características que resguarda bajo su funcionamiento, las cuales logren atender las necesidades comunicacionales y empresariales de cualquier empresa o usuario sin importar su ubicación o dispositivo de conexión. Entre las características destacables están:

Mensajería instantánea

• Permite la conexión inmediata a varios equipos con diversas ubicaciones
• Admite conversaciones privadas mediante un chat
• Facilita mensajes grupales en chat con control de acceso
• Expone un chat con ventana de visibilidad completa
• Permite alternar las llamadas de voz, chats y uso compartido de pantalla

Videollamadas y audios

• Admite realizar videollamadas y llamadas de voz individual o en grupos
• Facilita las comunicaciones desde cualquier parte del mundo sin importar el dispositivo
• Permite el uso compartido de pantalla a tiempo real

Reuniones

• Garantiza la organización de eventos, reuniones y presentaciones
• Expone opción de video interactivo para más de 10.000 participantes
• Facilita el acceso a datos almacenados y documentos en Office 365
• Permite la grabación de llamadas y reuniones autorizadas

Accesibilidad

• Logra conexión sin interferencias ni limitaciones frente a laptops, teléfonos o tabletas
• Facilita el cambio de dispositivos durante una conexión sin demoras
• Garantiza calidad de audio y video en todo momento
• Permite visualizar, compartir documentos y editar a tiempo real en cualquier dispositivo

Seguridad

• Dispone de todas las herramientas de seguridad y administración optimizadas para la seguridad de los usuarios o participantes
• Permite la protección de datos
• Garantiza todos los controles de seguridad y de acceso

Ventajas de Microsoft Teams

1. Mayor acceso de comunicación

Las funciones de chats privados o grupales que ofrece Teams logran entrelazar conversaciones, lo que permite almacenar videoconferencias, reuniones o sesiones de brainstorming desde un solo lugar. De esa manera, no será necesario disponer de miles de pestañas abiertas.

2. Mejores niveles de productividad

La plataforma de Microsoft Teams ha sido recreada para que no existan los típicos problemas de comunicación, los cuales suelen ocurrir en las reuniones o proyectos empresariales donde se olvidan responder los mensajes.

En este punto, todos los participantes recibirán la información a tiempo real, incluso aquellos mensajes que se hayan enviado anteriormente; lo que potenciará la productividad para llevar a cabo un trabajo más fluido.

3. Concentración laboral

Gracias a los mecanismos que posee Teams para dividir todos los canales que información que se dispongan, como los chats, correo electrónico, documentos almacenados o videoconferencia, la concentración del usuario estará enfocada en una sola dirección. Así que es ideal para aquellos proyectos que requieren la máxima atención de sus colaboradores.

4. Espacios personalizados

Con la finalidad de tener todo al alcance de la mano o de la vista, Teams admite personalizar los espacios con la incorporación de otras herramientas en el interfaz, como es el caso de Twitter para estar atento de las próximas publicaciones, así como otras plataformas que faciliten el desarrollo de tareas pendientes o relacionadas con los participantes del equipo.

5. Incorporación de aplicaciones de Office 365

Más allá de la comunicación y las videollamadas, Microsoft Teams, conoce cuáles pueden ser los requerimientos de una empresa o proyecto académico, por lo que permite incorporar aplicaciones de Office 365.

Esto quiere decir que, cada integrante podrá visualizar directamente documentos Word, una presentación de PowerPoint o una hoja de cálculo realizada de Excel. Todo ello será posible compartirlo a través del chat sin perder de vista el orden de la conversación o contenido expuesto.

Desventajas de Microsoft Teams

Aunque pueda parecer algo difícil de creer, Microsoft Teams no presenta desventajas visibles ni reales al momento de utilizarla para reuniones, conferencias o videollamadas.

Sin embargo, en caso de disponer una cuenta como estudiante, la opción de crear actividades o tareas no está permitida, pero es algo que pasa desapercibido ante tantas funciones de comunicación.

Errores frecuentes de Microsoft Teams

Desde su creación, Microsoft ha ido evolucionando para mejor a través de constante actualizaciones que no sola mejoran su interfaz sino también la solución de errores frecuentes que pueden presentarse de un momento a otro. Algunos de estos problemas son:

Problema de autorización

Ante este error habrá que verificar que tanto la fecha como la hora se encuentren correctamente configuradas, de lo contrario no será posible acceder a sitios seguros de navegación.

Agotado tiempo de espera de la solicitud

Es esencial trabajar con una buena conexión a Internet que facilite el proceso, así como evitar aplicaciones o configuraciones que limiten el acceso, como es el caso de Firewall.

Nombre del servidor sin resolver

Igualmente se debe estar conectado a Internet y trabajar con un administrador TI que no obstaculice el acceso y desarrollo del servidor de la plataforma.

Alternativas a Microsoft Teams

Aunque ciertamente la herramienta multiuso de Microsoft Teams se ha posicionado entre las mejores, sobre todo si se busca con la finalidad de recrear una sala de reuniones con facilidad de conexión, comunicación y traspaso de contenido; también existen otras plataformas alternativas:

1. Zoom
2. BlueJeans Meetings
3. Join Me
4. Google HangoutsMeet
5. Skype

Cursos de Microsoft Teams en Línea recomendados

1. Microsoft Forms

Es un curso online recrado para docentes que deseen crear exámenes o formularios con la característica de ser auto-corregibles de principio a fin. Por otra parte, se adquieren conocimientos básicos para el envío de encuesta, realizar cuestionarios y uso de Forms como herramienta académica.

2. Microsoft OneNote

El curso de Microsoft OneNote admite los conocimientos de este bloc de notas de carácter digital para trasmitir información o contenidos de una manera más efectiva y sencilla, ya sea en el ámbito docente o empresarial. Además, se podrá entrelazar su uso con Class Notebook.

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