Software para la Gestión de Proyectos

Software para la gestión de proyectos

Para cualquier empresa es de suma importancia gestionar sus proyectos de la manera más correcta posible, ya que un buen plan de accionamiento puede hacer que tu compañía gane mucho dinero posteriormente.

No obstante, poder llevar a cabo un proyecto no es para nada una tarea fácil, ya que se deben conocer las herramientas adecuadas para poder utilizarlas. Por ello es que luego de haber elegido una metodología ideal para tu proyecto lo que sigue es elegir un software que te permita mantener cada uno de los procedimientos que se realizarán bajo supervisión.

La principal herramienta que debes adquirir es un software de gestión de proyectos ya que estos programas te permitirán por medio de una interfaz fácil e interactiva, tener cada una de las actividades organizadas.

Las ventajas y beneficios van a variar dependiendo del software para gestión de proyectos que elijas. Esto se debe a que cada uno posee planillas de control diferentes, opciones para realizar diagramas o incluso opción para gráficas que no todos los tienen.

La importancia del software para gestionar un proyecto radica en que a veces se hace difícil mantener todo en orden y control, por ello los estos programas actúan como un compañero que te mantiene la información al día, permitiendo mejorar la comunicación, la flexibilidad y eficacia de tus planes de acción.

Debes saber que existen muchos softwares de gestión para proyectos, algunos son aplicaciones que se pueden descargar a tu ordenador o Smartphone. Mientras que otras se pueden utilizar directamente en línea desde internet. En esta ocasión, te recomendaremos los mejores programas para controlar tus planes, tanto descargables e instalables como online de manera gratuita.

Usando Microsoft Excel

Una de las aplicaciones que más se utiliza del paquete Microsoft para poder llevar el control en una empresa es Microsoft Excel. Ya que es una aplicación la cual cuenta con diversas herramientas, que te permitirán realizar cuadros, gráficas, diagramas, etc.…

La gestión de proyectos no es un problema para la interfaz de Microsoft Excel, ya que con el uso de Microsoft Excel se pueden realizar planes de proyectos para empresas y poder manejarlos de una manera muy sencilla y rápida.

Microsoft Excel es la mejor opción para aquellos empresarios que desean realizar proyectos con un corto periodo de tiempo, por ello es que va excelente con aquellos planes que poseen un tipo de metodología Agile.

Debes saber que Excel al inicio es un poco difícil de utilizar, ya que la mayor parte de su funcionamiento es por medio de combinaciones (las cuales permiten agilizar el trabajo), por ello lo más recomendable es tomar un “curso de Excel avanzado”. Lo cual te permitirá aprovechar al máximo este programa.

Con la ayuda de Excel puedes crear un cronograma de las actividades diarias para ir ejecutando tu plan de gestión de proyecto, puedes crear bases de datos desde cero, insertar gráficos de distintas formas geométricas los cuales te funcionaran como indicadores de cada una de las tareas cumplidas. También podrás crear informes, trabajar en equipo con otros usuarios de manera online, y además podrás elegir el formato que más se ajuste a tus necesidades laborales.

Una de las cosas más importantes al momento de gestionar un proyecto es el uso de los gráficos. Si aún no sabes cómo agregarlos a la planilla de Excel, aquí te lo explicamos: primero seleccionamos los datos para elaborar el gráfico, luego presionas la opción de INSERTAR y después en “gráficos recomendados”, a continuación, elegirás el gráfico que más se adapte a lo que necesitas y posteriormente darás en clic en aceptar.

No obstante, aunque probablemente pienses que Microsoft Excel lo tiene todo, la verdad es que no. Pues el programa diseñado para poder realizar una correcta gestión de tus proyectos es Microsoft Project.

Usando Microsoft Project

No está mal utilizar Microsoft Excel para poder gestionar un proyecto. Sin embargo, la aplicación ideal para ello no es Excel, sino Microsoft Project. Este es un programa diseñado especialmente para ayudar a los trabajadores administrar cada uno de los planes o proyectos que deseen ejecutar.

Especialmente es utilizada para poder organizar y planificar cada una de las tareas que se deben hacer de manera diaria, semanal, mensual, etc.… Lo mejor de esta aplicación es que tiene una interfaz mucho más fácil de aprender a manejar que Microsoft Excel. Permitiéndole ahorrar mucho tiempo y cumpliendo con cada uno de los objetivos que tienes previstos.

Microsoft Project está diseñada especialmente para poder gestionar un proyecto empresarial, con ella podremos realizar los muy famosos “diagramas de Gantt” y otros gráficos que nos ayudarán notablemente a supervisar cada una de las actividades. Entre las funciones más destacadas de este programa tenemos:

Crea una “ruta crítica”, esta es una de las opciones que no posee Excel, por medio de esta herramienta se puede analizar cada una de las actividades que se deben ir cumpliendo para la solidificación del proyecto. Con ella se puede calcular aproximadamente el tiempo que durará la realización de un plan de acción, así como poder resolver problemáticas de contratiempo que se presenten en el camino.

Administra tu propio “control del proyecto”, uno de los errores más comunes del software para gestionar proyectos es que no permiten tener el control del mismo al momento de generar un cambio. Para ello es necesario esta opción la cual te permite realizar un comparativo sobre qué metodología aplicada es la mejor, y así identificar cualquier problemática más rápido.

Indicador de “sobrecarga de recursos”, una de las mejores opciones que posee este programa es que analiza intuitivamente si la cantidad de recursos asignados a un trabajador son escasos y excesivos, permitiendo de esta manera que se pueda mantener una correcta gestión sobre cada uno de los recursos que se implementarán para el accionamiento del proyecto. Además de que te permite ahorrar mucho dinero.

Realiza un “cálculo de costos”, siempre debemos estar pendientes de que el costo del proyecto se mantenga entre los límites preestablecidos, y esta es una de las funciones más importantes del programa. Ya que te permite realizar un cálculo automático de cada uno de los recursos adquiridos para así saber si aún te encuentras dentro del presupuesto o no. Además de que trae consigo la opción de reporte para cualquier emergencia.

Obtén un “resumen detallado sobre la situación actual”, mantenerte al tanto sobre cada una de las cosas que sucede durante la ejecución de un proyecto es fundamental. Por ello, Microsoft Project trae consigo una opción que se llama “RESUMEN DE PROYECTO”.

Por medio de la cual se te muestra información precisa, detallada y clave. Tal como: fechas de duración, horas de trabajo totales, margen del límite de costos restante, tareas cumplidas y por hacer, así como recursos faltantes.

Finalmente, no podemos olvidar que incluye “medios de comunicación sobre los planes para los trabajadores”, mantener al personal actualizado sobre las cosas que pasas es importante ya que esto permite eliminar la posibilidad de que haya confusiones o que los trabajadores no tomen el rol que les corresponde.

Online

Para aquellas personas que no desean tener una aplicación descargada directamente en su ordenador o Smartphone, está la posibilidad de poder utilizar las mismas herramientas desde una app en línea, en donde solamente tendrás que iniciar sesión para poder gestionar tu proyecto.

Propietarios

Usualmente las personas que tienen acceso a este tipo de aplicaciones son los mismos propietarios de las compañías, quienes son los que se encargan de realizar las modificaciones correspondientes.

G Suite

Uno del software para gestionar proyectos de manera online es G suite, el cual podría decirse que es el centro de mando de todas las aplicaciones de Google. Esta es una aplicación que solo funcionara con el servicio de internet, te ofrece múltiples interfaces en línea, las cuales pueden ser utilizadas simultáneamente sin problema alguno.

Con el uso de G Suite se puede aumentar la productividad de una empresa, manteniendo todo bajo supervisión y actualización de información constante. Es una de las opciones que están utilizando varios empresarios ya que les permite tener todo a su alcance sin necesidad de tener que descargar ningún tipo de contenido adicional a sus ordenadores.

Para las personas que no saben en qué consiste G Suite, se lo explicaremos de la siguiente manera. Google con el pasar de los años ha ido creando una serie de programas que son útiles tanto a nivel personal como empresarial.

Dentro de G Suite entraras: Gmail (un correo de mensajería en línea), Drive (un disco duro online de hasta 15 gb por cuenta), Doc. (hoja de redacción para documentos “al estilo de Microsoft Word”), Sheets (hoja de cálculo “al estilo de Microsoft Excel”), Slides (hojas de presentación “al estilo de Microsoft Power Point”).

Además, incluye: Calendario (para poder seleccionar las fechas de compromisos y organizar la agenda), Groups (medio informativo para mensajes de difusión), Sites (plataforma para crear páginas en internet), Blogger (sitio para subir tus blogs), entre otras aplicaciones.

Como podrás darte cuenta son varias aplicaciones que te permitirán gestionar toda tu empresa de una manera más sencilla y rápida. Lo mejor de utilizar G Suite es que absolutamente cualquier dispositivo electrónico inteligente puede acceder a su software, no importa si es un teléfono, computadora o tableta.

Cabe destacar de igual manera, que existen 2 versiones de G Suite, las dos están disponibles para todos los usuarios, solamente que la versión personal cuenta con ciertas limitaciones en cuanto funcionamiento, para tener un mayor alcance como almacenamiento infinito en la nube y opciones especiales deberás cancelar la cuota de “Google Apps for Work”.

Open Source Gratuitos

Los Open Source para quienes nunca han escuchado hablar sobre ellos, son también conocidos como “código abierto” se tratan de una especie de software por el cual no se debe pagar absolutamente nada y permite que se tenga acceso al código fuente de los programas, lo cual permite aprovechar al máximo los programas.

Las ventajas que tienen los Open Source sobre las aplicaciones que se descargan a tu ordenador y las que se pueden usar de manera online, es que permiten un mayor aprovechamiento de las herramientas que el programa tiene. Permitiéndole realizar modificaciones, compartir la información y estudiar el código fuente del mismo.

Pero, probablemente te estarás preguntando ¿De qué me sirven los Open Source? Las plataformas Open Source son uno de los modelos de gestión de proyectos empresarial que más fuerza está tomando últimamente, ya que es una nueva manera de poder mantener todo bajo control, de una manera más cooperativa y rápida.

Para que no pierdas tu tiempo, buscando entre el software Open Source que te ayudarán a gestionar un proyecto empresarial, para que así ahorres tu valioso tiempo, te los hemos resumido de la siguiente manera:

Codendi

La mejor opción de todas, pues se trata de una plataforma que te permitirá el desarrollo de un código abierto de manera cooperativa. En el podrás encontrar una interfaz fácil de utilizar y múltiples herramientas que te permitirán gestionar tu proyecto de una manera impresionante. Además, te permite verificar requisitos, errores, documentos, pruebas, etc.…

Trac

Es una de las opciones alternativas para que puedas gestionar tu empresa de la mejor manera, con ella podrás seguir cada uno de los posibles errores en tu plan de acción empresarial y poder solucionarlo en la brevedad posible. Permite resumir toda la información ingresada, mejorar el proceso de revisión de tu proyecto además de que tiene acceso a otras interfaces web.

ProjectPier

Este es un software de programa escrito en lenguaje PHP, es de código abierto y te permitirá gestionar los proyectos de una compañía de la manera más sencilla posible. Ya que trae consigo herramientas innovadoras que te permitirán tener mayor control sobre tareas, equipos y proyectos. Además, mejorarás la comunicación con el personal de trabajo.

Redmine

Finalmente este es un Open Source o código abierto utilizado por empresarios de alto nivel, debido a su nivel de sencillez. Se trata de una plataforma muy completa la cual cuenta con diversas aplicaciones que te permitirán realizar gráficas, cuadros comparativos, resúmenes, etc.

Comparativa entre Softwares para la Gestión de Proyectos

A continuación te mostramos una tabla comparativa de los programas más populares para la Gestión de Proyectos. Abarcamos temas como si tiene una versión gratuita, numero de usuarios, numero de proyectos, si es multiplataforma, si tiene una app movil y muchísimos otros mas aspectos.

Comparativa entre Softwares para la Gestión de Proyectos

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