Metodologías para la Gestión de Proyectos

Siempre que se desea realizar un plan empresarial de gran acción, es sumamente importante contar con una metodología. Aunque muchas personas desconocen su verdadero significado, a continuación te resumimos toda su definición y cómo se debe hacer.

Comencemos con ¿Qué es metodología?, empresarialmente se le llama así al conjunto de pasos o procedimientos que se deben seguir para poder alcanzar un fin determinado propuesto por un miembro. Por medio de la metodología se pueden estudiar y dar a conocer diversos aspectos que a simple vista no se ven.

Pero, ¿Cómo se relaciona esto con la gestión de proyectos?, primeramente un proyecto es un plan o idea que realiza una empresa con el fin de alcanzar un objetivo, ya sea incrementar el nivel de producción, la calidad de los servicios, o incluso generar más dinero.

Todo proyecto debe conllevar una gestión o control, el cual se encarga de mantener todo dentro de un límite de costo ya establecido y que tenga un correcto alcance. Esto quiere decir, que la metodología para la gestión de proyectos, consiste en la secuencia de pasos que te permitirán controlar el lanzamiento de un proyecto en todo momento.

La importancia de la metodología radica en que te permite realizar un análisis previo lo cual te permitirá saber, si un proyecto es viable o no, como deben laborar los trabajadores, cada cuanto se debe dar cierta producción, como manejar tus productos en el mercado, entre otros factores.

De igual manera, debes saber que la metodología para la gestión de proyectos se enfoca en el triángulo de la calidad, en donde se establece que el objetivo principal es reducir los costos, maximizar el alcance o las ganancias, y todo esto en el menor tiempo posible.

También debemos destacar que existen diversas maneras de aplicar una metodología para la gestión de proyectos. Si quieres tener un mayor conocimiento sobre ello, te recomendamos leer algunos de los siguientes libros:

• Gestión de proyectos con Project, Excel y Visio – Luis Angulo Aguirre
• Gestión de proyectos – William Wallace
• Gestión de proyectos – Gregory M. Horine
• Gestión de proyectos – Juan José Miranda

Aunque existen muchas metodologías que puedes aplicar a tu gestión de proyecto, te explicaremos a continuación las más utilizadas comúnmente por las empresas. (Recuerda que todo proceso metodológico es completamente diferente).

La metodología secuencial tradicional

Como su nombre lo indica este es un método completamente tradicional, generalmente es utilizado por la mayoría de los empresarios, ya que es fácil de entender y no tiene procedimientos complejos. Se debe destacar que también se le conoce como metodología en cascada.

Básicamente consiste en dividir tu proyecto en 5 etapas, las cuales se deben analizar por individual para comprender la complejidad que abarca cada una, de manera resumida son las siguientes: inicialización, planificación, ejecución, seguimiento de control y cierre.

La inicialización, es la etapa en la cual se define si el proyecto es viable y rentable para una empresa. En esta parte, se debe analizar el alcance del proyecto, los riesgos que puede tomar la empresa, los beneficios que se recibirá, verificar si la compañía puede costear el proyecto y la posibilidad crear un registro para gestionar el plan por medio de un software. En caso de que todas sean aprobadas estos puntos, se puede proceder a la siguiente etapa.

La planificación, es la etapa más importante de la metodología secuencial tradicional, ya que en ella, se establecen cada uno de los lineamientos que se deben seguir, la cantidad de recurso que específicamente se debe utilizar, diseñar un plan para mantener el proyecto siempre dentro del límite de costos y solución a posibles problemáticas que se puedan presentar.

La ejecución, es la etapa en la cual todo comenzará hacerse realidad, esta parte será completamente guiada por la planificación que ya se ha planteado. De tal manera que sirva como especie de manual. En ella es cuando cada trabajador tomará el rol que previamente se le debe haber indicado.

El seguimiento y control, es la etapa que prosigue luego de que todo comienza, luego de la planificación es importante la supervisión, ya que este es el momento en el que se chequea que todo va como se ha planeado y se le da solución a los problemas que ocurran de manera inmediata.

El cierre, es la última etapa de esta metodología para la gestión de proyectos, es un proceso en el cual se analiza el cierre del proyecto y cada uno de los errores que se cometieron, para evitar que ocurran en proyectos posteriores.

PMI/PMBOK

Este proceso metodológico es una guía, conocida como PMBOK. No obstante es usual que se le haga referencia con la PMI (Project Management Institute o “Instituto de Manejo de Proyectos”), ya que esa es la asociación mundial que le da vida. Este manual fue publicado en el 2013 y posee gran reconocimiento mundial debido a su eficacia.

¿En qué consiste el PMBOK? Se trata de una serie de técnicas que se pueden llevar a cabo para una correcta administración, gestión y dirección de los proyectos que los empresarios desean realizar. Los dos aspectos más importantes de esta guía son: las características de macro-procesos y las áreas de conocimiento que se deben tomar en cuenta para la realización de un control de proyecto.

El PMBOK cuenta con 5 macro-procesos los cuales poseen entre ellos (de manera individual), una serie de procesos específicos que se deben tomar en cuenta. Para objeto de su estudio se mencionan las etapas que intervienen en los proyectos.

Inicio del proyecto (con 2 procesos estándares), planificación (con 24 procesos estándares), ejecución (con 8 procesos estándares), monitorización (con 10 procesos estándares) y el cierre (con 3 procesos estándares).

Cómo ya se mencionó, el PMBOK es una guía la cual debe ser leída con gran detenimiento para poder comprender con exactitud cada uno de sus fines, para ello te recomendamos lo siguiente: lee los conceptos básicos antes de leerla completa, analiza cada proceso estándar, toma notas de los aspectos importantes, finalmente indica el alcance, costo y tiempo de tu proyecto.

¿Cuál es la diferencia de esta metodología con el modo tradicional?, la gran diferencia es que en la PMBOK comprenderás la importancia de algunos factores que tal vez no consideramos en la otra metodología, tales como:

la integración de trabajo, el alcance de tu proyecto, tiempo, límite de costos del plan de acción, calidad de producción, recursos humano utilizables, sistema de comunicación, riesgos en la ejecución, nuevas adquisiciones, atención de posibles inversores y correcto manejo en los mercados.

Agile

Este es un proceso bastante diferente a los que suelen aplicarse en la metodología tradicional y la PMBOK, ya que como su nombre lo indica busca ser más ágil y por ende más flexible al momento de ser ejecutada. Generalmente es utilizada cuando se necesitas realizar proyectos que cuentan con poco tiempo para su ejecución por lo cual deben ser mucho más rápidos.

De igual manera, esto quiere decir que los procedimientos indicados en la metodología Agile tienen una mayor flexibilidad al momento de ser aplicados, lo cual permite que durante la ejecución del proyecto pueda ser modificada mientras se está implementando.

Este tipo de metodologías son mayormente recomendadas a empresas que trabajan con software y programas, ya que por medio de ella se pueden identificar desde un comienzo cada uno de los errores y poder ir modificándose a medida que se va implementando dicha técnica. Coloquialmente podría definirse como “fallo y corrección”.

Las características más destacadas de este procedimiento metodológico son las siguientes: permite realizar ciclos repetitivos que permiten identificar los errores, reduce el riesgo o margen de error, permite que se solucione cualquier problemática rápidamente, no es tan complejo de ejecutar y tiene una respuesta rápida de la persona que lo aplique.

La estructura básica que tiene este tipo de metodología es la siguiente: Inició (momento en donde se define el objetivo principal del proyecto), desarrollo del sprint (ejecución y modificación) y cierre (revisión y análisis).

Gestión de cambio

Uno de los mayores problemas que tienen los procesos metodológicos es que sin importar si son tradicionales o ágiles, necesitan de un arduo trabajo y no buscan facilitar la labor de los trabajadores, exigiendoles más de lo que suelen trabajar normalmente.

Para solucionar ello nace esta nueva metodología de gestión de cambio por medio de la cual se pueden buscar mejores caminos en el proceso de ejecución de los planes que ya se tienen planificados. Esto facilita la ejecución del proyecto así como los resultados finales. No obstante, una de las desventajas que posee este modelo es que conlleva un poco más de tiempo que los demás.

Con el uso de este tipo de metodología se pueden disminuir notablemente la posibilidad de que existan riesgos que atenten contra el proyecto e incluso tomar mayor control de cualquier problemática que pueda presentarse.

Este tipo de metodología al igual que los demás posee su propia estructura, la cual es sumamente importante conocer, ya que aunque se aplica de manera parecida a la tradicional, incluye una posibilidad de gestión para generar cambios mientras ocurre el proceso.

Detectar el cambio, plan de comunicación, plan de formación, nueva cultura, este es el ciclo de la metodología para la gestión de cambio. Por medio de la cual podemos, detectar el fallo, generar un plan de comunicación en los trabajadores para solucionarlo, luego generar un plan de formación para que el personal sintetice la información y finalmente se genera una nueva cultura laboral.

Metodologías basadas en el proceso

Por otro lado, existen metodologías se van completando a medida que el proyecto va avanzando. Por ello de cierta manera permiten crear planes de acción un poco más estratégicos, los cuales permiten tener el control de algunos factores que usualmente se descuidan.

Este tipo de metodología se utiliza principalmente para poder: mapear, conseguir, evaluar y optimizar todos los procesos, permitiendo que los mismos sean más efectivos. Usualmente este tipo de modelos son utilizados para mejorar el rendimiento de labor de los trabajadores.

Para la correcta aplicación de esta metodología, es necesario utilizar un software de apoyo, ya que es un poco compleja. Por esta misma razón, se recomienda utilizar los siguientes programas Lean Manufacturing, Process Based Project Management, Lean Six Sigma o simplemente Six Sigma.

Estas aplicaciones te permitirán reducir o simplificar la cantidad de residuos utilizados durante un proyecto, así como predecir la calidad de cada uno de los productos, permitiendo de esta manera que no existan defectos o recursos que se deben desperdiciar.

Otras metodologías

En el caso de que las metodologías mencionadas no cumplan con tus necesidades, no tienes porqué preocuparte, ya que existen otros modelos que pueden adaptarse correctamente a tus proyectos y de una manera mucho más eficaz.

Una de las metodologías alternativas para la gestión de proyectos es “PRINCE2” se trata de una modalidad de planificación la cual permite gestionar un proyecto laboral desde el marco de trabajo, lo cual hace que sea más ordenado.

En esta metodología los procedimientos que se llevan a cabo son los siguientes: diseñar y supervisar. Son realmente sencillos, el paso más importante es la supervisión ya que se encarga de evitar que ocurra alguna desviación de la planificación que ya ha sido diseñada. Una de las características más importantes de este plan, es que permite segmentar cada una de las actividades para que el monitoreo sea mucho más sencillo.

Finalmente otra metodología alternativa que puedes llegar a utilizar es PRiSM, en la cual el tema de la sostenibilidad ambiental juega un papel sumamente importante. A diferencia de los planes metodológicos anteriormente mencionados, en este los recursos naturales deben mantenerse resguardados, lo cual a su vez hace que sea mucho más económico.

Sostenibilidad se refiere al objetivo de llevar a cabo cualquier fin o plan empresarial, sin generar ningún tipo de daño al ambiente. Esta es una de las ventajas, además de que permite generar menor consumo tanto del agua como electricidad. Claramente la calidad sigue siendo la misma, debido a que se aplican metodologías puntuales que permiten un óptimo rendimiento.

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