Microsoft Outlook ¿Qué es? Ventajas y Desventajas

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook es un gestor de correo electrónico que trabaja de la mano con la plataforma de Windows con la finalidad de ofrecer una experiencia online efectiva ante la recepción y envío de mensajes electrónicos.

Es importante destacar que Outlook llega a miles de usuarios que previamente han realizado la instalación del paquete Microsoft Office en cualquier de sus actualizaciones. Luego de ello se podrá acceder desde cualquier navegador de Internet.

Pero para conocer todos los detalles y novedades de Microsoft Outlook desde sus primeras versiones hasta las últimas, no dejes de leer hasta el final. Además, descubrirás por qué es ventajoso su uso antes de cualquier otra herramienta. ¡Toma nota!

Microsoft Outlook 2007

Para el año 2007 el programa de Microsoft Outlook hizo acto de presencia con capacidades avanzadas para la época, permitiendo la asignación de tareas, calendarios y búsquedas instantáneas.

Características de Microsoft Outlook 2007

Visualización previa

A través de esta funcionalidad, Outlook 2007 lograba presentar una vista previa de todo el contenido anexado o los archivos adjuntos de audio, video o texto sin necesidad de abrirlos, lo que sin duda alguna facilitaba la lectura de los correos electrónicos.

Admisión de archivos

Desde Excel, Word, Visio, PowerPoint, entre otros, eran parte de los archivos admitidos para poder compartir dentro de la plataforma. Asimismo, con la instalación de un lector PDF, tales archivos también podían controlarse desde Outlook 2007.

Configuración automática

Cada cuenta de correo electrónico contaba con una configuración personalizada del nombre de cada usuario y su contraseña. De esa manera el proceso de acceso se convertía en una experiencia más cómoda y rápida.

Compartimientos de calendario

Para esta versión de Microsoft Outlook 2007, era factible hacer una exportación del calendario mediante un archivo HTML para que otros usuarios sin acceso a Outlook lograran su visualización.

Categorías distintivas

A diferencia de la actualización anterior, las divisiones por categoría se diferenciaban por colores y con relación a cada usuario. Esta característica lograba una rápida ubicación de los correos electrónicos.

Opción de filtrado

Los mensajes no deseados lograban filtrarse fácilmente para evitar la acumulación de correos electrónicos innecesarios dentro de la bandeja de entrada. De esa manera, también se reducían los niveles de spam.

Compatibilidad SMS

Gracias a la colaboración de plataformas con Outlook Mobile Service, se lograba el envío de mensajes de texto y mensajes multimedia desde los teléfonos móviles directamente.

Búsquedas instantáneas

A través de la herramienta de Windows Search, era posible recrear una búsqueda automática en el escritorio de acuerdo a los índices. De esa manera, la visualización y acceso era mucho más directa.

Barras con mejor ubicación

Las barras de tarea para Outlook 2007 contaban con una mejor ubicación central, dando un mejor enfoque a las informaciones de correo electrónico, pero también al calendario, tareas y otros datos importantes dentro de la plataforma.

Soporte unificado de mensajería

De acuerdo con Exchange Server 2007, se contaba con un registro de notificaciones directas en caso de presentarse llamadas perdidas o correos de voz. Estos lograban disponer de un espacio para su reproducción desde Windows Media Player.

Microsoft Outlook 2010

Dos años después llega una versión más completa y mejorada con Microsoft Outlook 2010 de la mano de Business Contact Manager. Con ella la administración de los correos electrónicos se transforma en una función más eficiente para creación de proyectos u organización.

Características de Microsoft Outlook 2010

Visualización mejorada

La vista previa de las conversaciones se expone de una manera más organizada y mejorada, permitiendo así que los mensajes se agrupen de acuerdo a diversos criterios, pero sin importar su carpeta de origen.

Notificaciones de aviso

Al momento de redactar un correo electrónico sin asunto desde la plataforma de Outlook 2010, automáticamente se procesa una notificación de aviso para recordar su incorporación o procesar el envío sin ese detalle.

Múltiples acciones

Los pasos de ejecución se procesan de una manera más rápida, al igual que las colecciones. De esa manera el usuario que trabaje con Microsoft Outlook logrará realizar múltiples acciones al mismo tiempo y con efectividad.

Conexión social

A través de un conector social se admite la incorporación de citas, enlaces a redes sociales, unificación de citas y hasta de archivos adjuntos que se hayan recibidos dentro del correo electrónico.

Programación de reuniones

Otra de las grandes características para Outlook 2010 se basa en la capacidad de programación de reuniones al momento de responder un mensaje electrónico de otro usuario o contacto. En ese caso se hacen mucho más cómodas las conexiones.

Barras de tareas mejoradas

Nuevamente las barras de tarea cuentan con una actualización y refrescamiento que permite visualizar los indicadores de conflicto, solicitudes sin respuesta y otras notificaciones de interés.

Transcripción de audio

Como el objetivo de aprovechar aún más las comunicaciones, Microsoft Outlook 2010 permite la transcripción de correos con archivos de voz para mensajería unificada.

Microsoft Outlook 2013

La siguiente versión es la del año 2013, donde se siguieron realizando mejoras para presentar un gestor de correo electrónico visible y estéticamente más amigable, no solo desde sus funciones sino también mediante las novedades para ofrecer.

Características de Microsoft Outlook 2013

Mayor rendimiento de inicio

Con un proceso mucho más rápido para procesar los mensajes, archivos y correos, el rendimiento que da pie al inicio de Microsoft Outlook 2013 se concreta en menor tiempo y con efectividad.

Recordatorio de archivos adjuntos

El objetivo es hacer una plataforma abierta para la comunicación masiva, así que el recordatorio para incentivar el anexo de archivos adjuntos se exponer en primer lugar para no pasarlo por alto.

Admisión de archivos

Dándole paso a la comprensión datos de Outlook (.ost) en los archivos, se disfrutan de mayores canales de información para intercambiar a través de los mensajes directos.

Microsoft Outlook 2016

Un par de años después aparece la nueva versión 2016 de Microsoft Outlook, igualmente bajo la condición de prestar un mejor servicio donde las funciones y capacidades sean optimizadas de principio a fin.

Características de Microsoft Outlook 2016

Nube de búsquedas

Ante la gran cantidad de correos, la nube de búsqueda permite acceder a aquellos mensajes que ya se ubican en otra página diferente a la del inicio, así como la facilidad de encontrar archivos o adjuntos desde la colocación de una palabra clave o nombre del asunto.

Diseño mejorado de grupos

Ante la necesidad de ofrecer una apariencia estética más profesional y accesible, se rediseñaron los grupos. Esto permite que la localización de los contactos y la aplicación para un envío de mensajes directos sea mucho más cómoda.

Microsoft Outlook 201

Siendo la versión más reciente y actual, Microsoft Outlook 2019 se posiciona como una de las ventanas más llamativas en cuanto a accesibilidad, experiencia de uso y habilidades técnicas para el envío y recepción de correos electrónicos.

Características de Microsoft Outlook 2019

Interfaz rediseñada

Para brindarle un toque más moderno al concepto de un servidor de correos, toda la interfaz fue mejorada con mayor agilidad de desplazamientos y cambio de pestañas o aplicación de botones disponibles.

Búsqueda de archivos

Se dispone de un soporte de adjuntos de manera online para acceder a ellos con relación a los correos que se encuentren archivos. De esa manera será mucho más práctica y rápida la ubicación de los mismos.

Envío a tiempo real

Todo el sistema electrónico de los correos se sostiene mediante Office 365, lo que quiere decir que, la entrega de los mensajes y archivos adjuntos se procesará a tiempo real para agilizar los tiempos de comunicación.

Descargas con rapidez

Siguiendo los objetivos del punto anterior, las descargas y cargas de los correos electrónicos de la mano con los archivos o contenidos anexados, se ejecutan rápidamente gracias a la sincronización de Exchange Web Services.

Diferencias entre las versiones de Microsoft Outlook

Las actualizaciones más recientes de Microsoft Outlook mantienen una subscripción directa con Office 365, que es el paquete de servicios Microsoft más reciente para tal gestor de correos electrónicos.

En ese sentido, se cuenta con un mayor respaldo de conexiones para potenciar cada uno de los elementos que transiten por la mensajería. Por otra parte, a diferencia de las versiones anteriores, ahora es posible acceder desde cualquier plataforma o dispositivo electrónico.

Ventajas de Microsoft Outlook

  • Registro para la creación de una nueva cuenta es un proceso fácil con la incorporación de datos personales puntuales.
  • Cada contacto agregado estará vinculado a la red de Skype, por lo que se podrá emplear la misma cuenta para el gestor de correos electrónicos y procesar videollamadas.
  • La apreciación del diseño web en cada una de las versiones se ha mejorado en un alto índice, lo que facilita algunas funciones básicas como la búsqueda de mensajes perdidos, visualización previa de archivos o la configuración personalizada de algunas funciones como sucede con la bandeja de entrada.
  • Cada correo electrónico admite la colocación de una firma personal o sello gráfico desde el registro como nuevo usuario, lo que brindará un aspecto más empresarial e ideal para las cuentas corporativas.
  • Es factible la integración y sincronización de eventos privados y públicos desde el calendario; así como la posible activación de notificaciones de aviso o recordatorio.
  • Para respaldar los aspectos de seguridad ante el envío de correos electrónicos, se dispone de un sistema de advertencia ante los mensajes fraudulentos para trabajar de la mano con los filtros de mensajería spam.

Desventajas de Microsoft Outlook

  • La opción de filtrado no es demasiado extenso ni detallado
  • El almacenamiento gratuito únicamente es de 5GB
  • Únicamente se admiten 20 MB para los archivos adjuntos dentro de un correo electrónico
  • Las funciones no son tan experimentales como otros servidores de correo, por lo que se muestran mucho más reducidas

Errores frecuentes de Microsoft Outlook

Limitación para enviar un correo

Se trata de un mensaje o notificación de error ante un correo electrónico saliente. Este error generalmente suele estar asociado a la mala configuración de la mensajería.

Para ello, es necesario comprobar la dirección agregada para el destino, el cual puede estar mal escrito o carecer de algún dígito para procesar su envío.

Imposibilidad para establecer conexión

Tal problemática puede variar de acuerdo a la versión de Microsoft Outlook que se tenga, lo que podría dar como resultado que el servidor no se encuentra. Ante esto, habrá que verificar que el computador está mostrando algún tipo de error en la conectividad de la red.

Luego de ello, en caso de contar con buena conexión, habrá que supervisar que el usuario destinatario se encuentre debidamente registrado mediante su correo electrónico como receptor de la información.

Aplicación dañada y sin acceso

Luego de descargar la aplicación de Microsoft Outlook es posible presentar un inconveniente a través de un mensaje que especifique el error al momento de abrir el gestor de correo electrónico. Esto puede estar asociado con el tipo de Windows que se esté empleando, así como la versión del servidor.

Alternativas a Microsoft Outlook

En caso de querer aprovechar otras alternativas para mensajería electrónica, es posible contar con otras plataformas que igualmente lideran buenas posiciones con grandes características y funciones comunicacionales para establecer amplias relaciones online.

Alguna de tales alternativas sobre Outlook son las siguientes:

  1. Thunderbird
  2. Sea Monkey
  3. Evolution
  4. Spike
  5. E-MClient
  6. Inky
  7. Mailbird
  8. Hosted Microsoft Exchange de IONOS
  9. G-Suite
  10. Hotmail

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