¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Los proyectos son el pan diario para una empresa, sin importar si es pública o privada. Ya que por medio de los mismos, se pueden alcanzar fines determinados a través de una secuencia de pasos. Uno de los grandes problemas de los proyectos, es que a veces incorporan miembros de trabajos o la cooperación de varias compañías que no suelen trabajar en equipo.

Por esta misma razón es que al momento de desear ejecutar un proyecto, es de suma importancia aplicar un respectivo control sobre el mismo. De allí nace “la gestión de proyectos”, cuyo objetivo principal es el análisis, la evaluación, el diseño y el desarrollo de la idea que se planee accionar.

Claramente el concepto de gestión de proyectos va mucho más allá, ya que si se deseas gestionar de correcta manera un plan de acción empresarial, se debe seguir una serie de pasos o lineamientos para poder alcanzar el objetivo deseado.

Entre las definiciones que trata de involucrar la gestión de proyectos, es importante resaltar que el mismo desea respaldar “el triángulo de la calidad”, de tal modo que permite realizar una evaluación sobre el tiempo, el costo y el alcance que tendrá tu proyecto.

Si deseas aplicar un proyecto empresarial, entonces probablemente necesites una correcta gestión sobre tu proyecto. Por este mismo motivo, te hemos elaborado una pequeña guía en donde encontrarás toda la información necesaria sobre cómo identificar, estructurar y gestionar correctamente tus planes.

Ventajas de la Gestión de Proyectos

La Gestión de Proyectos trae consigo una serie de beneficios que debes saber, ya que te permitirá facilitar el accionamiento de tus planes, permitiéndole tener todo bajo control y sin ocasionar un retraso en los mismos.

¡Mejora la unión de los miembros de trabajo por medio de la cooperación!, uno de los factores que más optimiza el buen trabajo es que los trabajadores puedan entenderse los unos con los otros, de tal modo que cada miembro sepa qué es lo que debe hacer y así no ocasionar retraso en los procesos de ejecución del proyecto.

¡Aumenta la competitividad de tu compañía!, la mayoría de los empresarios sabe que el éxito de su empresa depende de la competitividad contra las otras compañías, por ello es importante que sepas que por medio de la gestión de proyectos puedes poner en marcha diversos planes de acción que te ayudarán a tener mejores resultados en menos tiempo posible.

¡Permite que tu compañía sea un éxito en los mercados!, uno de los mayores de las compañías hoy en día, es que luego de alcanzar sus objetivos no saben qué hacer. No obstante, para evitar que esto te ocurra un plan para la gestión de tu proyecto permite identificar una mejor orientación en el mercado para así aprovechar tu producción al máximo.

¡Presencia de mayor flexibilidad al momento de laborar!, entender a cada uno de los integrantes de tu proyecto es sumamente importante, ya que en caso contrario, no podremos alcanzar nuestros objetivos en el tiempo deseado. Por ello es que otorgar flexibilidad laboral es tan importante. Para saber ¿Cómo hacerla? Y ¿En qué momento se aplica? Debes realizar una gestión de proyectos.

Desventajas de la Gestión de Proyectos

Al mismo tiempo de involucrar ventajas en la optimización de la ejecución de tus objetivos empresariales, la gestión de proyectos trae consigo algunos factores sobre los cuales se debe tener sumo cuidado. De tal manera podríamos decir que sus desventajas son las siguientes:

¡Genera una mayor carga de trabajo sobre los trabajadores!, al momento de aplicar una gestión de proyectos, se idealiza todo el proceso de manera “constante”, por ello no se toma en cuenta la falta de entusiasmo y empatía de los miembros. Lo cual ocasiona que las personas que laboran en la compañía no laboren con el mismo ritmo diariamente, ocasionando una mayor carga laboral de la que suele aplicarse normalmente.

¡Crea confusión en el área de trabajo! La mayoría de las compañía aunque explica sus gestión de proyecto en grupo a los trabajadores. Es difícil hacer entender cada uno de roles que debe tomar cada uno, por ello pueden existir confusiones y disminuir de esta manera el ritmo de trabajo.

¡La gestión de proyectos realizada por compañías adicionales termina teniendo una estructura deficiente!, primero y principal cada plan de acción para llevar a cabo un proyecto se realiza de manera diferente. Por ello, lo más recomendable es que empresario realice su propia “gestión de proyecto” porque si no se crea un plan de accionamiento deficiente que no se adaptará a tu empresa.

Etapas de la gestión de proyectos

Para poder elaborar tu propia gestión de proyectos, es importante conocer cómo se estructura un plan de estos. Para ello debes tener en cuenta las siguientes etapas.

Iniciación del proyecto

Esta es la primera etapa del proyecto, aquí es donde se analiza si un plan es rentable y viable, si tu idea pasa estas dos pruebas puedes pasar a la siguiente etapa de lo contrario se califica como un pensamiento no alcanzable. Para ello debes realizar 2 cosas: analizar la necesidad de la aplicación del mismo y realizar una evaluación sobre qué tan viable es la opción.

Planificación del proyecto

Si tu proyecto es “viable y rentable”, entonces debes realizar una planificación para llevarlo a cabo, es en este momento cuando se analiza el costo y alcance que tenga el mismo. Aquí desarrollarás un plan en donde tu proyecto se prepara para combatir cualquier problemática laboral y que siempre se encuentre dentro del límite de los costos así como la utilización de recursos ya existentes.

Algunas de las cosas que debes tener en cuenta al momento de realizarlo son: la declaración de alcance, un plan de gestión de riesgos, un plan de comunicación, identificar objetivos secundarios, roles de cada uno de los trabajadores.

Ejecución del proyecto

En esta etapa se pone en marcha el proyecto, este el momento indicado para poder realizar el chequeo de los recursos necesarios para la aplicación del proyecto y plasmar cada una de las ideas identificadas en la planificación de tu proyecto. Es importante que en al comienzo de la ejecución se supervisen cada una de las tareas asignadas para corregir cualquier error desde el comienzo.

Seguimiento y control del proyecto

Una vez que todo esté en marcha, viene la etapa más importante “el seguimiento y control”, este es el momento en el cual a todo momento se supervisa que todo esté en marcha y que no hay problema alguno. Además de que permite resolver cualquier inconveniente de manera inmediata. Se debe mantener cuidado en que se cumplan los objetivos propuestos, la calidad sea la esperada y el desempeño de los trabajadores.

Cierre del proyecto

Todo buen proyecto tiene un cierre, se aplica cuando cada una de las etapas planeadas se ha cumplido, desde la planificación hasta la satisfacción de los clientes. El cierre permite hacer un análisis de los errores y la destinación de los recursos restantes a un nuevo proyecto.

Metodologías utilizadas en la gestión de proyectos

La metodología es aquella que permite saber cada uno de los procedimientos que se deben tener en cuenta al momento de realizar un plan de acción. Los planes metodológicos que puedes usar para gestionar tu proyecto empresarial son los siguientes:

La metodología secuencial tradicional

Es el procedimiento que utilizan la mayoría de las personas, el cual consiste en un identificar, planear, ejecutar, supervisar y cerrar el proyecto. Su característica principal, es que se tiene una mayor planificación para que de esta manera todo esté respaldado y alcanzar los objetivos deseados.

PMI/PMBOK H3

PMI es una de las asociaciones profesionales más importantes en todo el mundo, la cual permite alcanzar cualquier proyecto de una manera profesional y eficaz. PMBOK es su libro el cual permite a los empresarios ampliar sus conocimientos y mostrar los caminos viables para formular un plan bajo cualquier circunstancia y así alcanzar tus objetivos.

Agile

Son todos aquellos procedimiento que se realizan de manera ágil, rápida, eficaz, y flexible. Su característica principal es que permite ahorrar tiempo y da mayor flexibilidad al momento de ejecutar el plan de accionamiento. Algunas metodologías ágiles que te recomendaremos son: Extreme Programming XP, SCRUM y Kanban.

Gestión de cambio

Se llaman así todos los planes que permiten tener un mayor control durante la ejecución y supervisión del proyecto, permitiendo tener mayor control sobre cualquier cambio que se presente en el ambiente de trabajo. Algunas de las metodologías más recomendables sobre la gestión de cambios son: Event Chain Methodology y Extreme Project Management.

Metodologías basadas en el proceso

Alcanzar una mayor calidad y mejorar el uso de cada uno de los recursos utilizados es el objetivo de este tipo de metodologías, algunas de las cuales puedes utilizar son las siguientes: Six Sigma, Lean Six Sigma y Process Based Project Management. Estos planes se caracterizan porque permiten reducir la cantidad de desperdicios y mejorar la producción final.

Otras metodologías

Existen metodologías que tienen una forma diferente de plasmar las ideas de los empresarios, si ninguno de los planes metodológicos se aplica a tu empresa puedes intentar con: PRINCE2 o PRISM. Estas metodologías permiten tener un mayor cuidado ambiental y enfocar tu plan de acción en la obtención de los productos finales de una mejor manera.

Software para la gestión de proyectos

Hoy en día los programas son el paso al futuro, y la gestión de proyectos no es la excepción. Con la ayuda de las aplicaciones puedes mejorar  el control de tu plan de acción de una manera mucho más sencilla, creando listas de tareas, delegando funciones y además accediendo a informes sobre el progreso obtenido a cualquier momento.

Usando Microsoft Excel

Este es uno de los programas más utilizados para gestionar los proyectos empresariales, lo mejor es que lo consigues de manera gratuita. Cuentas con plantillas para diagramas, seguimiento de proyectos, ejecución ágil, entre otras características. Además lo puedes utilizar desde cualquier teléfono inteligente o computador.

Usando Microsoft Project

Mantén tu empresa siempre gestionada con la ayuda de este programa, el cual te permite tener una planificación dinámica, visualizando cada detalle posible de una manera rápida y sencilla. Esta app convierte cualquier gestión de proyecto complejo en un plan bastante sencillo. Además es una interfaz segura a la cual se puede acceder desde cualquier ordenador o Smartphone.

Online

Hoy en día, no necesitas descargar una app para poder gestionar tus proyectos, ya que lo puedes hacer todo desde internet. Para ello te recomendamos:

Propietarios

G Suite

Esta es una de las plataformas respaldadas por Google. Se trata de una interfaz que te permitirá gestionar tus proyectos de la mejor manera posible, además de que cuenta con acceso a múltiples herramientas tales como gmail, calendar, docs, drive, sites, entre otros. Es completamente online y dependiendo del plan que elijas su precio puede variar desde 0 dólares hasta 300 dólares.

Open Source Gratuitos

Esta es una interfaz que te permite tener un seguimiento sobre tu proyecto de la manera más estratégica posible. Lo mejor de todo es que es completamente online y gratuito. Con el tendrás método ágil de gestión, comunicación rápida con los trabajadores, centralizar toda la información en un instante y analizas cada indicador de tu proyecto para poder evaluar su proceso.

Plantillas para la Gestión de Proyectos

Las plantillas son herramientas que te permitirán organizar toda la información de tu proyecto desde la inicialización hasta que culmine de manera ordenada. Debes saber que las plantillas cambian acorde la aplicación que utilices. Por este motivo, te recomendaremos las siguientes 3 aplicaciones: GirlsGuideToPM.com, ProjectManagement.com y Projectmanager.com. Todas son descargables y puedes usar en el programa que más desees.

Herramientas para la Gestión de Proyectos

Existe una gran variedad de herramientas que puedes utilizar para poder mejorar la gestión de tu proyecto. No obstante, aquellas que permiten alcanzar un mayor conocimiento sobre el tema son los libros, por ello es importante que te leas alguno.

Libros Recomendados

Gestión de Proyectos – Juan José Miranda

Este es un libro que te permitirá adquirir nociones básicas sobre ¿Qué es la gestión de proyecto? Y sobre como la puedes aplicar siguiendo las reflexiones de algunos casos que el autor se expone en su libro.

Gestión de Proyectos – Gregory M. Horine

Este es un libro que te permitirá crear un plan para tu gestión de proyectos de una manera profesional y más efectiva, por medio de consejos de empresarios y experiencias reales para que alcances tus objetivos de una manera mucho más sencilla.

Gestión de Proyectos – William Wallace

Este es un libro que se basa en un curso para gestión de proyectos, el cual es utilizado en diversas instituciones para la formación de empresarios profesionales. Te permite conocer diversas planificaciones y los caminos más viables para tu gestión.

Gestión de Proyectos con Project, Excel y Visio – Luis Angulo Aguirre

Este es un libro que resume cada uno de los consejos y recomendaciones emitidas por el PMI, permite una mejor orientación en el desarrollo de los diversos planes de gestión para proyectos empresariales.

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