Diagrama de Gantt ¿Qué es? Ventajas y desventajas

Lo más probable es que alguna vez hayas escuchado al tan famoso Diagrama de Gantt, y si eres un estudiante de gerencia o administración sin duda alguna que habéis escuchado de este. Es simplemente una herramienta gráfica que permite visualizar la planificación en la elaboración de proyectos. Esta gráfica se despliega de una forma visual el cronograma del proyecto mediante barras horizontales que indican tiempo y tareas.

Esta herramienta que hoy en día es utilizada por millones de directores de proyectos en todo el mundo, fue creada hace más de 100 años. La gráfica fue desarrollada por un ingeniero mecánico de nombre Henry Gantt. A pesar de que en los tiempos que corren es de uso común, para el momento de su creación fue verdaderamente revolucionaria. Una de las primeras grandes aplicaciones del Diagrama de Gantt se hizo en Estados Unidos. La recién aparecida herramienta gráfica se utilizó a petición del General William Crozier, durante la primera guerra mundial.

Desde los tiempos del Gral. Crozier este diagrama ha evolucionado. Por ejemplo, se han agregado interdependencias entre tareas y tiempos para los proyectos. Al principio, los diagramas de Gantt eran dibujados en papel a mano, por lo que si alguna tarea o un tiempo se modifica se debían redibujar estos por completo. Esto significaba que los gerentes de proyecto tenían que estar con blocs de dibujo realizando sus diagramas.

En los años 80s esto cambió con la llegada de softwares que permitían su realización en el computador. Ahora se podía editar el diagrama de Gantt a medida que fuese necesario, al principio estos eran principalmente dirigidos a gerentes y directores de proyectos, pero ahora esto ha cambiado. Actualmente, todos los diagramas de Gantt se realizan en computadores, existen infinidades de softwares y herramientas que permiten diseñar un diagrama de Gantt online

¿Para qué sirve el Diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt, son utilizados por administradores y gerentes de proyecto para observar de forma fácil y rápida la estructuración de un proyecto. Igualmente, estos gráficos muestran la interconexión de las actividades y sirven para estimar los recursos necesarios para la realización del proyecto.

En la actualidad, los diagramas de Gantt que se realizan en programas informáticos ofrecen infinidades de posibilidades, como establecer en la barra quién es el encargado de la tarea, incluyendo datos de contacto y el estatus de la misma en tiempo real. Los softwares de gestión de proyecto también abren la posibilidad a que todo el equipo tenga acceso al diagrama de Gantt online pudiendo modificar este a medida que cada individuo realiza sus funciones.

Algunos elementos que el diagrama de Gantt nos permite visualizar son:

• La fecha de inicio y fin del proyecto.
• Cuáles son las tareas a realizar.
• Quién está realizando las tareas.
• Cuando deben iniciar y finalizar las tareas.
• Cuál debe ser la duración de cada tarea.
• Cómo cada grupo de tareas se interrelaciona una con otra.

Componentes de un Diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt están compuestos principalmente por dos ejes, un eje horizontal en donde se despliegan las tareas y un eje vertical en donde se representa el tiempo. Sin embargo, existen en estos distintos elementos, en esta sección vamos a ver 7 componentes esenciales en un diagrama de Gantt.

Fechas

El cumplimiento de las fechas es fundamental para gestionar un proyecto de forma exitosa, estas son como uno de los ejes principales de los diagramas de Gantt. Además de enseñarnos cuando un proyecto debe iniciar y finalizar, nos muestran cuando cada tarea debe tener lugar.

Tareas

Son el segundo eje de los diagramas de Gantt, muchos proyectos a gran escala consisten en un largo número de tareas y subtareas. Mediante el uso de estos diagramas podemos visualizar fácilmente todas las tareas y subtareas asegurándonos que nada está siendo olvidado o retrasado.

Barras

Una vez que se han listado las tareas, las barras se despliegan para mostrar el lapso de tiempo en el cual estas deben haberse realizado. De esta forma nos aseguramos que las tareas se finalicen en el lapso óptimo, y así finalizar el proyecto a tiempo.

Hitos

Los hitos son las tareas esenciales para la consecución y el éxito del proyecto, estos son marcados con un diamante o algún otro símbolo al final de la barra de tareas. La completación de los hitos otorga a los directores de proyecto y al equipo en general, la sensación que el proyecto está marchando hacia delante.

Flechas de interdependencia

Así como no se puede construir el piso 2 sin haber construido el primer piso, lo mismo sucede con algunas tareas en un diagrama de Gantt. A pesar que muchas tareas pueden ser realizadas en conjunto, otras tantas no pueden comenzar, sino hasta que otra ha finalizado. Una forma común de visualizar este tipo de tareas es añadiendo flechas que nos muestran la interdependencia de determinadas tareas.

Identificadores de las tareas

Ciertamente el mundo de los negocios cada día parece ir más rápido y no detenerse. Por lo tanto, es muy probable que múltiples tareas se realicen de manera simultánea. Es recomendable agregar identificadores de tareas a fin de que todo el equipo sepa rápidamente a cuál nos referimos.

Recursos

Identificar con nombre y apellido a los recursos (como suele llamarse el personal que realiza las tareas en gestión de proyectos). Si el proyecto se compone por una amplia variedad de personas, identificar las tareas con el nombre de quien está encargada, optimiza las comunicaciones entre estas y el gerente de proyectos.

Se facilita la gestión de recursos, herramientas y visualiza el manejo de las habilidades de cada miembro del equipo, para ubicarlo así en los espacios donde mejor se desempeñe. Resulta sinérgico hacer este proceso, pues estimula una sana competición entre los integrantes del equipo.

Ventajas del Diagrama de Gantt

Existen múltiples razones por las cuales una organización debería realizar un diagrama de Gantt a la hora de gestionar sus proyectos. No en vano estos se han seguido utilizando y perfeccionando desde su aparición en el mundo. Entre las ventajas de usar un diagrama de Gantt podemos mencionar:

• Facilita la representación de tareas, sub tareas e hitos.
• Determina rápidamente la fecha en que se deben ejecutar cada tarea.
• Muestra el porcentaje de tareas y proyectos completados.
• Promueve una mejor localización de recursos.
• Facilita el trabajo de directores de proyecto y su comunicación con el equipo.
• Permite programar alertas en caso de que no se estén cumpliendo con los lapsos establecidos o se estén utilizando más recursos de los debidos.
• Optimiza el proyecto en general.

Desventajas del Diagrama de Gantt

No obstante, no todo puede ser perfecto y es que con el uso de los diagramas de Gantt también podemos conseguir algunas desventajas. De igual forma, el manejo y diseño de estas gráficas puede requerir más esfuerzos y habilidades de las que muchos integrantes del equipo pueden estar preparados para manejar.

Es necesario decir que el aprendizaje de los softwares de gestión de proyecto suele ser una labor complicada. Muchos de estos programas ameritan recorrer por lo menos 2 tutoriales antes de aprender a utilizarlos con confianza y agilidad, su gestión puede ser un trabajo tedioso. Las desventajas más comunes de los diagramas de Gantt suelen ser:

• No todas las tareas pueden verse a simple vista.
• Actualizar el diagrama requiere de tiempo.
• Las barras representan solo el tiempo y no las horas de trabajo.
• Realinear las tareas de una sección a otra no es un trabajo fácil.
• Requiere desplazarse y presionar algunos botones adicionales para visualizar ítems restantes.

¿Cuándo utilizar el Diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt se utiliza cuando se debe elaborar un proyecto que represente cierto grado de complejidad y división de trabajo. Evidentemente, no es necesario elaborar un diagrama de Gantt para reemplazar una bombilla, o cambiar el picaporte de la puerta del baño, simplemente se va a la tienda se compran los instrumentos y se hace. Las gráficas de este tipo se recomiendan con proyectos que representen tareas complejas.

Como observábamos anteriormente, realizar el diagrama de Gantt puede significar un reto y no vale la pena que hacer una gráfica represente mayor dificultad que el proyecto. La elaboración de un centro comercial, el desarrollo de un nuevo producto y su lanzamiento al mercado, el desarrollo de un e-commerce, son algunos de proyectos en los cuales se recomienda la elaboración de un diagrama de Gantt.

¿Como crear el Diagrama de Gantt?

Para crear un diagrama de Gantt no hace falta poseer un costoso software de gestión de proyectos, hoy en día se puede hacer un diagrama de Gantt en Excel. Por lo tanto, únicamente se deben seguir ciertos pasos y tener información. Recordemos que estos se hacían incluso a mano hace más de 30 años. En esta sección detallaremos cómo hacer un diagrama de Gantt.

1. Debemos conocer la estructura del proyecto para lograr la implementación adecuada de las tareas en las distintas etapas del proyecto.
2. Como siguiente paso, debemos recabar la información pertinente sobre tareas y procesos necesarios para su consecución.
3. De igual forma, necesitamos estimar en tiempo la cantidad útil para cada tarea, determinando los plazos que se representarán en la longitud de las barras de tarea.
4. Luego de programar el tiempo de las tareas se deben situar todas las barras de tareas.
5. Proceder así a colocar las flechas de interdependencia de las distintas tareas o etapas del proyecto.

¡Listo! Podemos visualizar el orden en el que se deben ejecutar las tareas, si se cumple significa que hemos hecho un excelente trabajo.

Usando Excel

Para realizarlos en Excel simplemente debemos elegir qué datos queremos representar en la gráfica, posteriormente clickear en insertar, buscar la opción insertar gráfico de barras, la seleccionamos y buscamos la opción barra apilada. Una vez hecho esto, simplemente debemos darle forma al gráfico de barras apiladas a fin que se vea como se desea, para ello podemos usar un diagrama de Gantt por ejemplo.

Plantilla Excel Gratis

Existen, sin embargo, formas más sencillas de hacerlo, Excel ofrece algunas opciones como la posibilidad de escoger una plantilla diagrama de Gantt. También este tipo de plantillas se pueden conseguir fácilmente con una rápida búsqueda en Google.

Usando Word

La dinámica para realizar un diagrama de Gantt en Word al igual que en Excel es bastante fácil y parecida. Una vez que estamos en la hoja de Word sencillamente debemos clickear en la pestaña Insertar y seleccionar la opción Tabla y clickear en insertar tabla. Luego que hemos seleccionado la tabla que se ajusta a la información que se añadirá al diagrama, simplemente debemos rellenar la información como fechas y tareas, si gustas puedes colorear esta para hacerla más fácil de visualizar.

Usando Microsoft Project

Haciendo uso de esta herramienta hacer un diagrama de Gantt es casi una tarea automática. Microsoft Project es un software diseñado especialmente para este tipo de funciones organizacionales. Acá solo se debe hacer clic en Archivo, seleccionar Opciones, y comenzar a personalizar la cinta de opciones seleccionando tareas, recursos, crear informe, Vista entre otros. Posteriormente debemos clickear en nuevo grupo, escribimos el nombre y seleccionamos en la columna izquierda que tiene predeterminados comandos disponibles.

Seguidamente, buscamos la opción comandos que no están en la cinta de opciones y desplazarnos hacia abajo buscando la opción asistente para diagramas de Gantt y clicamos en agregar. Luego de hacer todo esto vamos a la pestaña de vista haciendo clic en asistente para diagramas de Gantt y sencillamente seguimos los pasos del asistente.

Exportar Diagrama de Gantt de Project a PDF

Luego que hemos realizado nuestra gráfica solo debemos buscar la opción Exportar en Archivo, seleccionar la opción Exportar a PDF y voilá. Para la exportación, tenemos la opción de seleccionar si queremos exportar toda la hoja que contiene el diagrama o solo las filas que seleccionemos.

Online

Por si fuera poco, existen distintas opciones que nos ofrece el Internet para realizar diagramas de Gantt, algunas son mediante páginas donde debes suscribirte y pagar mensualmente. Estas naturalmente, ofrecen muchas ventajas como solo seleccionar algunos datos claves sobre la estructura del proyecto y ellos se encargan del resto. Mientras tanto, existen también opciones gratuitas como Google Sheets.

Usando Google Sheets

Para realizar un diagrama en esta plataforma en línea simplemente se deben seguir los mismos pasos que fueron explicados para realizar la gráfica en Excel. Es decir, seleccionamos Insertar¸ buscamos la opción gráfico, se hace clic en el tipo de gráfico seleccionando, gráfico de barras e insertamos los datos necesarios.

A mano

En esta sección explicaremos cómo hacer un diagrama de Gantt con solo papel y lápiz. Para hacer una gráfica de este tipo como en los viejos tiempos solo necesitamos de papel y lápiz, si usas colores es más efectivo, pues genera un efecto visual más fácil de leer a simple vista. Una vez que tenemos esto solo debemos seguir los siguientes pasos:

1. Realizar una lista de todas las tareas que amerita el proyecto.
2. Formar una lista que incluya todas las tareas que se interrelacionan o dependen de otras.
3. Crear una línea de tiempo basada en la duración estimada del proyecto.
4. Asignar tareas a los miembros del equipo.
5. Marcar los hitos del proyecto dibujando un diamante al final de cada barra y luego una estrella cuando se hayan concretado.

Ejemplos del Diagrama de Gantt

En la vida hemos visto muchas veces ejemplos de diagramas de Gantt sin siquiera saberlo, los cronogramas de las clases universitarias suelen ser diagramas de Gantt. En estos, el eje vertical nos muestra la hora, y en el eje horizontal los días de la semana y las materias que se ven en esos bloques horarios.

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